如何做好供应商质量管理？

在企业的供应链管理中，供应商管理是至关重要的一环。然而，传统的供应商管理方式常常面临诸多痛点，导致管理效率低下、成本增加、风险增大。不注重供应商管理的企业，常常会面临以下问题：

• 供应商档案管理难：缺少供应商全生命周期管理体系 ；供应商准入不规范 ；缺乏客观、自动化的绩效考核 ；供应商资质证书管理混乱 ；供应商缺乏入口共享优质产品库
• 外部协作生产管理难：供应商领料管理不规范，造成领料浪费，生产进度缺乏管控，延迟交货成常态；供应商生产进度缺乏管控，延迟交货成常态 ；设计需求缺乏流程管控，成品和需求不匹配
• 采购需求散：采购需求分散，缺乏统一管理平台，需求进度不透明。

而有的企业虽然意识到了这些问题，但在采用供应商管理系统时也并不顺利，常常会遇到以下问题：

• 系统功能不贴合：选择的系统功能与企业实际需求不匹配，无法有效解决现有问题。
• 操作复杂难上手：系统操作复杂，员工需要花费大量时间学习和适应，影响工作效率。
• 数据安全无保障：系统的数据安全措施不完善，存在数据泄露的风险。

今天我就用一文给大家把如何利用供应商管理系统进行供应商管理讲清楚，全文内容丰富，建议收藏。

本文介绍涉及的供应商管理系统是简道云供应商管理系统，模板可以免费领取，进行体验使用。

一、供应商管理是什么？

供应商管理是SCM（供应链管理）的重要组成部分，支持企业通过对潜在供应商进行评估和比较，选择合适的供应商合作伙伴。

供应商管理由供应商准入、供应商信息以及供应商信息查询三大部分组成，规范了供应商的准入和信息管理过程，其业务流程如下：

二、基本表单配置

先来看一下供应商管理需要哪些基本表单，下面我将逐一讲解：

2.1 供应商准入

供应商准入部分采用一站式操作流程设计，即使用 子流程 触发实现后续流程的数据传递，具体环节如下：

1）导入「供应商准入条例」数据；

2）意向供应商完成注册信息提交后，自动触发供应商准入子流程，表单数据提交至管理员处；

3）管理员完成对供应商信息的准入审核后，自动触发供应商签约子流程，表单提交至企业主管处；

4）企业主管完成签约的审批流程后，即完成供应商准入的全流程。

注：若在第 3 环节处，管理员审核为不通过，则自动结束流程。

2.1.1 供应商准入条例

供应商准入条例是企业根据自身要求，提前录入的用于筛选供应商的条件。是在管理员对注册企业进行评定的数据源，其表单组成如下：

2.1.2 供应商注册

供应商注册是由供应商填写自身相关的基本信息、签约回写信息以及财务、联系人、资质等信息。

具体设计已在模板 SCM 采购供应链 中完成，表单组成如下：

注：「 F-供应商签约信息回写」标题下的字段和 F-供应商评级字段为辅助字段，在流程完结后会自动触发 智能助手 填写。

1）供应商准入子流程设置

供应商注册流程是由供应商注册发起节点和供应商准入子流程组成：

在完成基础的流程设计后，对供应商准入子流程设置 数据传递规则：

设置父流程 >> 子流程的数据传递方式，在供应商完成注册后，实现将「供应商注册」表单中的供应商编码、名称信息传入「供应商准入」表单中，如下：

设置子流程 >> 父流程的数据传递方式，在管理员完成供应商准入审核后，实现将「供应商准入」表单中的供应商状态、评级信息传入「供应商注册」表单中，如下：

2）「供应商注册-新增供应商档案」智能助手设置

「供应商注册-新增供应商档案」智能助手主要用于将完成签约的供应商信息同步至「供应商档案」中。

在「供应商注册 >> 扩展功能 >> 智能助手」中，点击「新建智能助手」，如下：

具体的触发动作和执行动作的设置已在模板中给出，如下：

3）效果演示

企业销售人员可录入潜在供应商信息并提交，效果如下：

2.1.3 供应商准入

供应商准入是企业负责人根据企业的供应商准入条例，对注册的潜在供应商进行资质评级。其表单是由供应商基本信息、供应商准入以及主管审批三部分组成，如下：

1）选择数据

供应商准入通过 选择数据 从「供应商准入条例」表单中选择需要的条例进行供应商准入审核。

2）公式编辑

供应商准入中「最终得分」、「供应商评级」、「审批时间」等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算，以「最终得分」为例，操作如下：

各字段涉及公式如下：

3）准入审批节点设置

为保证准入环节的公正与合理性，在流程中添加准入审批节点，并开放表单中的审批相关的字段权限 ，如：供应商评级、是否同意成为合格供应商等。

具体设置如下：

4）供应商签约子流程设置

为在完成供应商准入审核后，实现将「供应商注册」表单中的供应商编码、名称信息传入「供应商准入」表单中，对供应商签约子流程进行 数据传递规则 设置，如下：

5）效果演示

1）当供应商注册表单提交至企业管理员待办中，销售人员可进行供应商的准入审批：

2）企业管理者收到准入审批待办后，可进入根据评级判断是否允许供应商准入：

2.1.4 供应商签约

供应商签约是企业管理者根据实际情况与最佳供应商进行签约，记录供应商签约信息并进行签约审批，其表单组成如下：

1）流程设计

在签约流程中设计审批节点，并开放表单中的审批相关的 字段权限 ，如：审批时间、不同意原因等。

具体设置如下：

2）「供应商签约-回写注册表」智能助手设置

「供应商签约-回写注册表」智能助手是用于将完成签约审批流程的供应商签约信息同步至「供应商注册」表单中。

在「供应商签约 >> 扩展功能 >> 智能助手」中，点击「新建智能助手」，如下：

具体的触发动作和执行动作设置均已在模板中给出，如下：

3）效果演示

1）当供应商审批流程结束后，可根据实际需求确定签约即可发起签约流程：

2）企业管理者收到待办后对签约进行审批：

2.2 供应商信息

供应商信息是由供应商价格表、供应商送货信息、供应商档案和样品管理组成，方便企业对供应商信息做多方面管理。

2.2.1 供应商价格表

供应商价格表记录了各个供应商所提供产品的产品信息以及采购价格信息，可由管理员批量导入或在完成采购询报价后自动更新，表单中的数据可被「采购订单 >> 采购产品明细」调用。

其表单组成如下：

1）数据联动

产品信息部分通过产品明细、产品类型字段进行 数据联动，关联了「产品信息」表单中对应的产品明细、类型信息，如下：

2）公式编辑

采购价格信息中折扣率、采购单价字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算，以「折扣率」为例，操作如下：

各字段涉及公式如下：

2.2.2 供应商送货信息

供应商送货信息记录了各个供应商的送货信息，数据可被「供应商送货单 >> 选择送货信息」调用，其表单组成如下：

1）选择数据

供应商信息通过 选择数据 从「供应商档案」表单中选择需要送货信息的供应商。

2）效果演示

管理员可录入供应商送货信息，效果如下：

2.2.3 供应商档案

供应商档案表单通过智能助手，将供应商注册表单中“已签约”的供应商信息自动填写进来，其表单设计如下：

1）查询

「产品价格信息」、「送货信息」标签页均通过 查询 功能分别关联了供应商价格表、供应商送货信息表单。

以「产品价格信息」为例，通过查询，将该供应商有关的价格数据全部查询并显示出来：

2）效果演示

在供应商档案中，企业可查看供应商的财务、联系人、资质、产品价格、送货信息，效果如下：

2.2.4 样品管理

样品管理是企业对供应商所提供样品的信息记录与验收入库的过程，其表单由样品管理、样品信息和样品验收三部分组成，如下：

1）选择数据

样品管理和样品信息（非新品）均通过 选择数据 分别从「供应商档案」、「产品信息」表单中选择对应的供应商及其样品信息。

以样品管理通过选择供应商档案表单，查询并展示供应商信息为例，操作如下：

2）数据联动

样品信息（新品）部分通过产品类型字段进行 数据联动，关联了「产品信息」表单中对应的产品类型数据，如下：

3）公式编辑

样品管理中样品总价值、样品产品总数、样品价值总额等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算，以「样品总价值」为例，操作如下：

各字段涉及公式如下：

4）样品审批流程节点设置

为保证供应商所提供样品的合质合规，在流程中添加样品审批节点，并开放表单中的审批相关的 字段权限 ，如：样品签收确认、样品检验结果等。

具体设置如下：

5）智能助手

在样品管理部分通过以下三个 智能助手，进行数据同步：

• 供应商样品（非新品）-其他入库单：当非新供应商样品完成审批并被确认入库时，自动向「其他入库单」表单新增入库产品信息；
• 供应商样品（新品）-其他入库单：当新供应商样品完成审批并被确认入库时，自动向「其他入库单」表单新增入库产品信息；
• 新样品新增产品信息：当新供应商样品完成审批且样品检验结果为“非常符合”与“一般符合”时，自动向「产品信息」表单新增入库产品信息。

下面以「供应商样品（非新品）-其他入库单」为例，操作步骤如下：

1）在「样品管理 >> 扩展功能 >> 智能助手」中，点击「新建智能助手」：

2）具体的触发动作和执行动作设置均已在模板中给出，如下：

6）效果演示

1）样品收货人员在收到供应商样品后，录入样品信息并提交至管理员处审批，效果如下：

2）管理员在收到样品审批代办后，进行样品审批并确认是否入库，效果如下：

三、仪表盘：供应商信息查询

供应商信息查询看板是对供应链信息进行全方位可视化展示，方便企业管理员快速查询信息。

3.1看板组成

供应商信息查询看板是由供应商信息、供应商准入信息、供应商价格信息以及产品采购价格-波动统计 4 个模块组成，具体的设置内容可以在模板中进行查看。

• 供应商信息：主要是对「供应商档案」表单数据的分析与展示，支持查看供应商数量、等级分布、供应商明细等数据；
• 供应商准入信息：主要是对「供应商注册」表单数据的分析与展示，支持查看注册、合格、潜在供应商数量、供应商准入明细等数据；
• 供应商价格信息：主要是对「供应商价格表」表单数据的分析与展示，支持查看产品报价次数、各供应商价格比较等数据；
• 产品采购价格-波动统计：主要是对「采购订单」表单数据的分析与展示，支持查看按月统计的产品采购价格波动数据。

看板组成如下：

3.2 效果演示

完成看板设计后，可通过各个快速筛选条件、分析统计模块查看各项数据，效果如下：

四、常见问题

问题一：如何选择合适的供应商？

选择合适的供应商需要综合考虑多个因素。

要明确企业的具体需求和要求，例如产品的规格、质量标准、价格范围、交货期等。比如，一家电子制造企业需要采购电子元器件，就会对元器件的性能、可靠性、兼容性等有明确要求。

可以通过多种途径筛选潜在的供应商，如市场调研、行业推荐、在线平台等。在市场调研时，可以了解供应商的市场声誉、产品质量、生产能力等情况。例如，查看供应商的客户评价、行业排名等。

与潜在供应商进行沟通和洽谈，深入了解他们的生产能力、质量管理体系、技术水平等。比如，可以要求供应商提供样品进行测试，参观他们的生产工厂，了解其生产流程和质量控制措施。

根据综合评估结果，选择最符合企业需求的供应商。在评估时，可以考虑供应商的价格竞争力、交货期的可靠性、售后服务的质量等。例如，比较不同供应商的报价和交货期，选择性价比最高的供应商。

问题二：如何确保供应商提供的产品或服务质量？

为了确保供应商提供的产品或服务质量，企业可以采取以下措施。

在与供应商签订合同前，明确质量标准和要求，并将其详细写入合同中。例如，对于电子产品，规定其性能指标、外观要求、包装标准等。

建立供应商评估和监督机制，定期对供应商进行评估和检查。可以通过抽样检验产品质量、审核供应商的质量管理文件、现场检查生产过程等方式进行。比如，每月对供应商的产品进行抽样检验，查看是否符合质量标准。

与供应商保持良好的沟通，及时反馈质量问题，并要求供应商采取改进措施。例如，当发现产品存在质量问题时，及时与供应商沟通，要求其分析原因并采取整改措施，如改进生产工艺、加强质量检验等。

鼓励供应商建立质量管理体系，提高自身的质量管理水平。可以提供相关的培训和支持，帮助供应商提升质量管理能力。比如，邀请质量管理专家为供应商进行培训，分享先进的质量管理经验和方法。

问题三：如何与供应商建立良好的合作关系？

要建立互信和尊重的关系，与供应商保持坦诚的沟通，共同解决问题。例如，在合作中遇到问题时，及时与供应商沟通，共同寻找解决方案，而不是相互指责。

要实现互利共赢，在合作中寻求双方的共同利益。比如，与供应商协商合理的价格，确保双方都能获得合理的利润；共同开展成本降低项目，分享节约的成本。

还可以与供应商开展合作创新，共同开发新产品或改进现有产品和服务。例如，与供应商合作研发新的产品功能，满足市场需求的变化。

要及时给予供应商反馈和奖励，对表现优秀的供应商给予肯定和奖励。比如，定期对供应商进行评价，对表现出色的供应商给予表扬和奖励，如增加订单份额、优先合作等。这样可以激励供应商继续提供优质的产品和服务。