如何高效管理文献？

发布时间：

2024-07-18 10:55

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在每位同学进入我的课题组时，我都会把Endnote安装包发给他们让他们装上。并告诉他们，整个课题组，统一使用Endnote。

原因有二。一是课题组统一一个软件，方便协作；二是我觉得Endnote挺好用的（其实是我懒，用了那么多年数据库里存了那么多文献不想换了）。

今天写一个Endnote的实用教程，留着给以后进我组的人使用。

1.安装

去搞一个好用的Endnote安装包，怎么找到可用的Endnote安装包方法这里不再赘述。

Endnote不仅仅用来管理文献，也是写论文时在word里插入文献的必备品。在Endnote安装包里，会有office的插件。安装Endnote主文件的同时，插件也会被安装上。因此，要保证在安装Endnote的时候没有Office程序打开，包括后台程序。这样，安装的时候，能确保Office插件有效安装上。

有人问，我怎么能知道我的后台office程序都关上了？我有个笨办法，就是你安装Endnote前重启一下电脑，等电脑启动了，第一件事情就去安装Endnote软件。如果不成功，那你也别找我，找身边懂的人看看吧。Office插件没挂上，后续写论文就用不了。所以，一定要在第一步就解决这个问题。

安装好之后，除了程序里的Endnote外，要再打开word看一眼，Endnote插件挂上没？如果在Word的上方菜单栏单独出现Endnote的标签，就证明成功了。我用的是Endnote 20的版本，所以标签上会有Endnote 20。

打开这个Endnote标签后，应该是这样的。上面有各种各样的按钮，具体功能后面再讲。

这里还有个注意的问题，新版本的Endnote可能和过旧版本的Office会不兼容。所以，建议大家尽可能用新一点的Office版本。

2.建立数据库

安装好Endnote后，就要建立自己的数据库了。如下图所示，在主菜单页面的File（文件）下面，点击New（新建），就可以建立新的数据库。

点击新建后，会出现一个数据库文件（XXX.enl），记得给它命一个你喜欢的名。有个默认存放的位置，但你可以换个地方存放。我一般Endnote以及很多重要的软件装在D盘，防止重装系统的时候把重要的文件弄没了。所以，习惯性的，我会把这个数据库文件存放在Endnote的根目录下面，这样我自己找的时候也好找。

我一直觉得，建立Endnote数据库这一事充满了仪式感。如果你一直走科研之路，那么当初建的那个数据库，可能会一直陪伴着你。我的数据库，是我当初开始使用Endnote建立一直使用到现在的，里面存了几千篇文献的信息，只要我一直还在做科研，我就还是会用下去。

这里还要强调一下，这个数据库文件XXX.enl一定要保存好。如果有一天，你的Endnote需要重新安装使用的时候，直接导入这个XXX.enl，它里面有所有以前的文献信息（不包含PDF全文）。

这样，能让你的一直使用新版本的Endnote，而不用担心以前的文献信息丢失。

3.导入文献信息

所谓的文献信息，其实指的是是一篇论文的题目，作者，期刊，出版年，卷，页码，doi号这些可以明确一篇论文的信息。

我习惯性的把只导入文献信息而不导入文献全文，称为导入文献信息。毕竟不是所有人，都是使用Endnote来看论文的，没必要非要导入个全文把两者绑定起来。导入文献信息是个重要的事情，因为这会直接影响到写论文的效率！导入方式就在上图3处，Import（导入）。此处还有一个小三角，点一下，出来file（文件）和folder（文件夹）两个选项。两个都可以，看你需要导入什么。

来看一下Endnote的导入框，在Import Option（导入选项）那一栏我们可以看到有很多很多条选项，我们挑几个常用的来说一下。

3.1.使用PDF文件直接导入

我相信这是很多新手会选择的方式，但我极其不推荐！

因为各个出版社对于PDF文件的制作并不相同，而且经常一篇论文在网上能找到很多PDF版本，甚至还有正在in press的proof版本。所以，我曾经尝试了一下导入各个出版社的PDF版本文件，结果不一。几个大出版社，比如Elsevier，Springer，Wiley，Taylor这些，它们的正式版论文PDF文件，导入Endnote，马马虎虎还可以。导入之后，Endnote会识别到论文的题目，作者，期刊，出版年，卷，页码，doi号，并填入正确的位置。

比如，我现在导入一篇Elsevier在2021年发表的论文。论文的PDF文献我是从官网论文主页上下载的，确保了可靠性。而我的endnote是20版本的，在2020年10月29日发布,是EndNote X9的更新版本。在导入框，选择该论文，进行导入。

导入后，主界面会出现导入的论文。

1处是导入的数量，我这次导入的是一篇，所以显示是1。2处是导入论文的列表信息，截图只显示了一部分，是论文题目和作者。注意到在2边上标的小红箭头了吗？那个地方代表的是全文附件，如果这个回形针的符号是存在的，那么证明这篇论文是可以通过Endnote软件打开全文的（本质意义是和你本地的全文PDF链接上了）。右侧3处是这篇论文的详细信息，如果插入到word里，那么word里的论文列表，就会根据这一堆信息来显示。（大家仔细看看，有没有发现有什么不对的地方）

对，没有页码！

所以，针对每次导入的论文，我们还是要检查一下信息，这样可以给我们未来的工作减轻很多负担。用我的话说，就是用现在的10秒钟，可能能换来未来10分钟的节约，毕竟生命就那么短，提高效率，节约时间，从来都不会错。这是一个好习惯，无论用哪种方式的导入，都有用。

我们通过编辑这条论文的信息来检查信息是否正确。在这条文献上点击鼠标邮件，出现快捷菜单，选择Edit Reference（编辑文献），在右侧就会出现这篇论文详细信息中的已有信息。

右侧信息的菜单如下图。由于图片比较长，我从上到下掐断依次贴在一起了。大家可以看到，在Endnote里保存一篇文献，其中能填写的信息有很多很多，不仅仅局限于论文的题目，作者，期刊，出版年，卷，页码，doi号等。我把截图从左往右，依次，标成了a，b，c，d。

这里提前申明，核对检查信息，主要是为了在写论文引用时不出错。所以，关注的信息主要是论文引用时的信息。否则，信息有错误的话，无论被审稿还是发表时，都会出问题。按照图上我标注的10点，我们来捋一捋。

Reference type：文献类型。一般都是Journal Article（期刊论文），这个是占绝大部分的文献比例，一定不要弄错了。另外，可能还会有Book（书），Conference（会议），之类的。此条务必不能弄错！
Author：作者。此条务必不能弄错！
Year：发表年。此条务必不能弄错！
Title：题目。此条务必不能弄错！
Journal：期刊名。此条务必不能弄错！
Volume：卷。此条务必不能弄错！后面还有issue（期），这个现在很多论文引用格式里已经没有期了，所以即使写错，或者不写，都没有关系。
Pages：页码。注意到没，这篇由PDF导入的论文这栏是空的。其实这篇论文已经采用文章号而弃用页码了。但是PDF文件（官网最新版）导入时，它直接跑到下面Start Page里去了。但是Endnote的很多引用格式，默认都是使用Pages这个选项的。所以，即使是文章号也得填这栏里，这栏绝对要正确！当然，如果想要使用Start Page也可以，只是需要手动修改格式的layout，每个目标期刊都要一一更改，很麻烦。所以，权衡一下，还是在导入的时候，直接检查一下Pages有没有错误工作量会小很多。所以，此条务必不能弄错！
Start Page：起始页码。不出现在Endnote引用论文的默认格式里，所以，不优先考虑。对于使用文章号的论文，不存在起始页码。只有对于还使用页码范围的论文，这个选项才有用。
DOI：论文的DOI号，如果可以的话，还是争取填正确。目前，我发现引用格式里必须要DOI的论文还不多，但未来可能是个趋势。
File Attachments：文章附件，是否有全文PDF。如果只是导入了文献信息，没有全文，后期是可以通过这一处添加全文文件的。

上面标注“此条务必不能弄错”的一定要核对正确，不要给自己未来的工作挖坑。审稿人、编辑在审一篇稿子的时候，都会关注到论文列表，如果错误频出，或者看到自己的论文都没有被引对，那会让他们感觉很恶心。

3.2 使用RIS文件导入

这是我目前一直使用的导入方式，我感觉比较方面。简单的说，就是你找到对应文献的RIS文件，然后在安装过Endnote的电脑上，双击RIS文件，那么信息就自动导入了。

所以说，怎么找到那个RIS文件，是重点。

应该所有的论文，在其主页上，都能找到对应的RIS文件，一般都会出现在论文主页的Cite或者Citation里，而且我说的这两处都会在主页一个比较明显的位置上。请看下面的图片，均在红色箭头标注处或者红框处。

Elsevier期刊在主页论文题目作者的下方就能看到，十分显眼。点击后，会出现图中的小框，选择你需要的格式即可。这里值得说一下的是，Refworks是我在“https://zhuanlan.zhihu.com/p/682082598”这篇文章里提到一个软件，你需要先有Refworks的账号才可以用红框里的Save to Refworks这个功能。另外的三种，无论是RIS，BibTex，还是text，其实都是可以导入Endnote的。但我觉得RIS最方便，所以优先推荐RIS文件。

像Science这个刊物，在论文主页题目作者下方，有个双引号的符号按钮。其实Elsevier的也有，只是这个双引号边上有Cite的字样。这里友情提醒一句，这个符号其实就是主页上用于引用的符号，是一个约定俗成的符号。所以，以后在其他期刊主页上，看到这个符号，就代表了可以下载引用文件。在这篇Science的论文主页上，点击这个双引号就会出现下面那个图。在导出格式上也有多种选择。

讲完了Science，我们再看看看Nature。同样在地，在论文主页题目作者下面，有Cite this article的字样。点击后，会跳转到论文下面下载引用文件的地方，有个Download citation，点击一下后，直接下载RIS，都不用选择。其实2015年，Springer 和 Nature 完成合并，合并后的新公司叫 “Springer Nature"。所以，去Springer旗下的其他期刊，下载RIS文件，也是这个样式的。

Wiley有点不太一样，在它的论文主页上，用来下载引用文件的地方，藏在那个TOOL里，点击后才会弹出小菜单，出现Export Citation这个选项。点击这个选项，会立刻跳转到主页下方的Download Citation下载区，可以看到，Wiley的下载选项也很多，面对大家不同的需要。这里要注意的是，如果想要下载RIS文件，除了上面要选对外，下面的Type of import要选择Direct import，这样点击DOWNLOAD后才会出现RIS文件下载。如果选择了Indirect import，那只会出现一个文本内容。这是面向需要自己编辑的用户的。我们要导入Endnote软件中，那么我们直接下载RIS文件即可。

如果电脑上已经安装了Endnote，那么把RIS文件下载后，可以看到RIS文件呈现这个样子。

双击后，就会自动把信息导入到Endnote软件里。不过还和上面强调的一样，导入后要检查一遍信息，确保不要有错。

我搞科研十几年了，到现在为止，我导入文献信息依然喜欢用RIS的导入方式。因为，最简单，出错率最低！

3.3 使用学术搜索引擎下载文献导入文件

上说所说的RIS导入文献信息的方式，在各大学术搜索引擎也可以下载到。注意，这里说的是学术搜索引擎，而Web of Science是数据库，不是一回事。一般大家经常使用到的学术搜索有Google 学术搜索、Bing学术、百度学术等等等等，一大堆呢，大家可以使用镜像来尝试一下。有一个镜像的聚合网站“虫部落”，挺好用，安利一下https://scholar.chongbuluo.com/。

那么在学术搜索引擎中，怎么下载RIS文件呢？下面我来用谷歌学术举个例子。

使用搜索引擎搜索关键词后，会出现论文列表，列表中每篇论文下面，都会出现下双引号和引用两个字（均已红框和箭头标记）。点开这个引用，出现下面小框。

点开之后，发现出现了三个文献引用以及四个引用文件下载链接。这里注意，讲到的RIS文件，是在打红框标记红箭头的RefMan下载的。而隔壁的Endnote格式，下载的是.enw文件，也是可以直接通过双击导入到Endnote里的，非常方便。

其他的搜索引擎使用起来界面可能不太一样，或者搜索结果会直接指向论文主页，但是方法上都是相同的。

4.管理文献信息

导入了那么多文献信息，总希望找的时候能方便的找到。所以，学习一下怎么管理文献信息也很必要。

4.1文献分组

一堆文献乱糟糟的丢里面，找的时候只能靠搜索找，那就会特别不方便。所以，最简单的方法，就是要给你的文献分个组。找的时候会好找很多。

这里注意的问题是，分组的类别怎么分？这又是一个跟大家使用习惯有关的问题，所以不会有统一答案。

我说说我的分类方法。我会优先分一类自己的文章，这样我在使用自己论文的时候，能快很多。我一个做金属材料的，大体上，就按照材料的种类，性能，加工，模型分一下。毕竟分组是可以多层级的，就跟文件夹建目录一样。分组的方式只要自己在需要找那篇论文的时候能找到就行。

分组这个东西，学科不同需求不同加上个人性格不同，就会产生很大的差异。这里就不再赘述了。

4.2重复文献去除

不知道从Endnote的哪个版本开始，就有了自动检索重复文献的功能。因为，本地的Endnote中，会经常不小心导入重复的文献。为了让使用更方便更简洁，这个软件就推出了这个功能。如下图，在主菜单中，就可以找到这个查找重复文献的命令。

点击这个Find Duplicates（查找重复），软件会自动检测你的数据库里有多少重复的文献。看我上面那个图，我点了一下后就出现了66篇重复的文献。同时，也会出现下图，会给出两个重复文献信息的具体信息，软件会让你删选你想要保留哪个，不保留的就自动删除了。这个时候建议核对一下，哪个信息正确和齐全，就保留哪个。

除了手动删选重复的文献信息，把上面那个框关掉后，也会出现下面重复文献信息的列表。软件很人性化的会把重复和不重复的用不同颜色标记。根据不同颜色，你可以把重复的删除，只保留你想要的就行。

4.3 检索文献

文献多了之后，怎么快速找到自己需要的文献呢？自然是通过信息检索。这个没有什么特殊的地方。在软件的主界面中间上方，就有文献检索的工具栏。我用软件至今那么多年，发现它默认出现的都是Advanced Search（高级搜索），可以根据Author（作者）、Year（发表年）、Title（题目）、还有好多好多和论文有关的信息（点一下那个下拉菜单按钮就都出来了），用来检索论文。这点上，只要你知道这个论文的点点滴滴，你就有能把这个论文找出来。